Quản lý thời gian để đạt được thành công

Thời gian là nguồn lực duy nhất không thể kiếm lại, tiết kiệm hay vay mượn. Tuy nhiên, hầu hết các chuyên gia chưa từng được dạy cách quản lý thời gian một cách có chủ đích — thay vào đó, họ thừa hưởng những thói quen làm việc phản ứng, theo nhu cầu, khiến họ luôn bận rộn và liên tục tụt hậu. Nghiên cứu luôn chỉ ra rằng những người làm việc hiệu quả nhất không phải là những người làm việc nhiều giờ nhất, mà là những người phân bổ thời gian của mình một cách có chủ đích nhất.

Một nghiên cứu của Microsoft Research (2014) cho thấy những người làm việc trí óc dành tới 65% thời gian làm việc cho các cuộc họp, email và các công việc hành chính — những hoạt động tạo ra sự bận rộn nhưng hiếm khi tạo ra giá trị. Khoảng cách giữa sự bận rộn và năng suất là một trong những thách thức lớn nhất của cuộc sống nghề nghiệp hiện đại.

Khoa học về quản lý thời gian hiệu quả

Phân bổ thời gian — không phải danh sách việc cần làm

Nghiên cứu về việc hoàn thành nhiệm vụ luôn cho thấy rằng danh sách việc cần làm không phải là công cụ dự đoán chính xác những gì thực sự được hoàn thành. Hiệu ứng Zeigarnik (1938) chứng minh rằng các nhiệm vụ chưa hoàn thành liên tục chiếm dụng nguồn lực nhận thức — tạo ra gánh nặng tinh thần làm giảm chất lượng công việc tập trung. Phân bổ thời gian — lên lịch các nhiệm vụ cụ thể trong các khung thời gian cụ thể — giải quyết vấn đề này bằng cách loại bỏ quyết định liên tục "Tôi nên làm gì bây giờ?" và giảm bớt gánh nặng nhận thức.

Các nghiên cứu của Newport (2016) và Ariely (2012) đều xác định "công việc chuyên sâu" — công việc tập trung, đòi hỏi cao về mặt nhận thức, được hoàn thành trong các khối thời gian không bị gián đoạn — là hoạt động có mối tương quan mạnh mẽ nhất với năng suất chuyên môn có giá trị cao. Bảo vệ những khối thời gian này đòi hỏi phải đối xử với chúng bằng sự kỷ luật tương tự như các cam kết bên ngoài.

Nguyên tắc hai ưu tiên

Khoa học nhận thức khẳng định rằng con người không thể duy trì hiệu quả nhiều hơn hai hoặc ba ưu tiên cùng một lúc (Miller, 1956). Các tổ chức và cá nhân cố gắng theo đuổi nhiều hơn thế thường đạt được ít hơn. Quản lý thời gian hiệu quả bắt đầu bằng một bài tập ưu tiên quyết liệt: đâu là một hoặc hai kết quả quan trọng nhất trong tuần này? Mọi thứ khác đều được giao cho người khác, trì hoãn hoặc loại bỏ.

"Bạn không cần thêm thời gian. Bạn cần phải quyết định điều gì là quan trọng — và bảo vệ thời gian bạn đang có."

Kích thước năng lượng

Quản lý thời gian hiệu quả không thể tách rời khỏi quản lý năng lượng. Nghiên cứu của Loehr và Schwartz (2003) đã chỉ ra rằng năng lực thực hiện công việc không được quyết định bởi số giờ làm việc mà bởi chất lượng năng lượng được sử dụng trong những giờ đó. Mô hình bốn loại năng lượng của họ — thể chất, cảm xúc, tinh thần và tâm linh — cung cấp một khuôn khổ để quản lý không chỉ những gì bạn làm, mà còn cả cách bạn thể hiện bản thân trong công việc đó.

Những người có hiệu suất cao luôn dành những khoảng thời gian tràn đầy năng lượng nhất cho những công việc đòi hỏi cao nhất. Họ lên kế hoạch nghỉ ngơi một cách có chủ đích. Họ nhận ra rằng hiệu suất bền vững không phải là kết quả của việc làm việc chăm chỉ hơn, mà là sự cân bằng giữa nỗ lực tập trung và sự phục hồi thực sự.